OFICINA DIGITAL

¡Sí, puedes tener una oficina virtual en casi cualquier país! Empresas como Regus, Alliance Virtual Offices y Wocopa ofrecen direcciones prestigiosas, recepción de llamadas, gestión de correo y salas de reuniones bajo demanda en múltiples ubicaciones globales, permitiéndote expandirte internacionalmente sin los altos costos de una oficina física, creando una presencia profesional instantánea y local en nuevos mercados. ¿Cómo funciona?

  • Dirección Comercial: Obtienes una dirección física real en una ciudad o país deseado para tu negocio, lo que aumenta la credibilidad.
  • Servicios de Recepción: Una recepcionista virtual atiende tus llamadas y gestiona tu correo, reenviándolo o notificándote.
  • Acceso a Espacios: Puedes reservar salas de reuniones o despachos por horas o días cuando necesitas un espacio físico.
  • Presencia Local: Consigues un número de teléfono local, creando la sensación de una operación local.

Beneficios clave para expansión internacional

  • Expansión Global: Facilita entrar en nuevos mercados sin la necesidad de establecer una oficina física costosa.
  • Reducción de Costos: Elimina alquileres, mobiliario y facturas de servicios públicos asociados a oficinas tradicionales.
  • Flexibilidad: Puedes mover tu oficina virtual o abrir varias en diferentes países según tus necesidades.
  • Imagen Profesional: Proyecta una imagen de empresa establecida y confiable ante clientes y socios.

Ventajas de una oficina virtual en la expansión global

Con la digitalización liderando el mundo de los negocios, las oficinas virtuales permiten a las organizaciones operar de manera eficiente en distintos mercados sin los costos y complicaciones de una infraestructura física. Estos son algunos de los beneficios que este sistema puede ofrecer a empresas en proceso de internacionalización.

Presencia internacional sin altos costos

Uno de los principales retos al expandirse a un nuevo mercado es el costo asociado con establecer una oficina física. Al optar por una oficina virtual, las empresas pueden contar con una dirección comercial y un número telefónico local en el país objetivo, sin incurrir en gastos de alquiler, mobiliario o personal.

Acceso a mercados globales

Contar con una dirección comercial en mercados clave genera confianza y profesionalismo ante clientes y socios internacionales. Además, simplifica la logística al ofrecer un punto de contacto local para correspondencia y otras gestiones administrativas.

Flexibilidad y escalabilidad

Una oficina virtuale permite a las empresas adaptar su presencia internacional según las necesidades del mercado. Es posible iniciar con una dirección y servicios básicos y, a medida que la demanda crezca, ampliar las operaciones a espacios físicos o servicios adicionales, como a un Workcenter.

Ahorro en personal administrativo

La oficina virtual suele incluir servicios como atención telefónica personalizada, y recepción de correspondencia. Esto reduce la necesidad de contratar personal en cada ubicación, lo que significa un ahorro considerable para la empresa.

Compatibilidad con equipos remotos

En un entorno donde el trabajo remoto es cada vez más común, las oficinas virtuales ofrecen un espacio operativo que complementa a equipos distribuidos. Esto permite coordinar actividades y mantener la cohesión sin importar la ubicación de los colaboradores.

¿Cómo se puede aprovechar una oficina virtual?

Aprovechar al máximo una oficina virtual no solo optimiza los recursos de una empresa, sino que también abre nuevas puertas hacia mercados internacionales.

Tener una dirección en una ubicación estratégica, como Buenos Aires, puede ser el factor diferencial para captar la atención de clientes y socios en mercados clave. Esto resulta particularmente beneficioso para pequeñas empresas y startups, que necesitan ganar la confianza de clientes internacionales desde el principio.

Por otro lado, las oficinas virtuales también ofrecen un gran apoyo en el comercio internacional. Empresas dedicadas a la importación y exportación pueden utilizarlas como punto de contacto para gestionar documentación, atender llamadas de proveedores y mantener una comunicación constante y eficiente con clientes de distintas regiones.

Además, estas oficinas destacan por proporcionar servicios administrativos eficientes. Optimizan las operaciones del negocio, permitiendo a los empresarios dedicar más tiempo a diseñar y ejecutar estrategias de crecimiento.

Elementos de una oficina virtual

Las oficinas virtuales pueden estar ubicadas como edificios independientes o incluir un conjunto de pequeñas oficinas. Algunas incluso cuentan con un espacio de oficina de concepto abierto con escritorios para la colaboración. Una oficina virtual puede incluir todas las comodidades que los empleados encontrarían en una oficina física, incluyendo escritorios e impresoras.A continuación se muestran algunos elementos comunes de una oficina virtual:

  • Direcciones postales físicas: Algunas oficinas virtuales pueden proporcionar una dirección postal que las empresas pueden utilizar para enviar y recibir correo.
  • Salas de conferencias: Las oficinas virtuales pueden tener salas de conferencias que los empleados reservan con anticipación para reuniones y eventos.
  • Servicios de recepcionista: Algunas oficinas virtuales tienen recepcionistas que pueden responder su línea telefónica privada y redirigir las llamadas según sea necesario.
  • Software: Las oficinas virtuales pueden tener computadoras compartidas con software actualizado instalado, como herramientas de procesamiento de textos o programas de diseño gráfico.
  • Mobiliario: Algunas oficinas virtuales cuentan con muebles como escritorios, sillas y mesas grandes para reuniones de grupo.

Qué tener en cuenta antes de utilizar una oficina virtual

Si busca alquilar una oficina virtual, es importante investigar las opciones disponibles. Aquí le mostramos qué debe considerar antes de alquilar una oficina virtual:

Ubicación

Dado que una oficina virtual incluye una ubicación física para el correo, es importante considerar dónde establecer la base de la empresa. Puede optar por seleccionar una oficina cerca de su casa o un lugar al que viaje con frecuencia, como una ciudad grande donde visite a sus clientes. Considere si planea organizar reuniones en persona en la sala de conferencias alquilada o si los miembros del personal teletrabajanRelacionado: 22 consejos para alquilar un espacio para su negocio

Equipos y comodidades de oficina

Considere la frecuencia con la que podría visitar la ubicación física y las comodidades necesarias para sus tareas diarias. Por ejemplo, podría necesitar un espacio de oficina con internet de alta velocidad y varios enchufes para conectar computadoras y otros dispositivos. También podría necesitar espacio en la cocina para guardar refrigerios o botellas de agua para las reuniones.

Necesidades de mobiliario

Si bien algunas empresas pueden querer usar los muebles que incluye la oficina virtual, otras pueden querer añadir su propio estilo personal al espacio. Por ejemplo, una agencia de diseño puede querer incorporar más creatividad a la decoración para reflejar los valores de su marca en las reuniones. Recorra los espacios de oficina virtuales para obtener más información sobre los muebles y lo que puede traer